Archiwa tagu: dobre praktyki

Świetna historia o pracy zespołowej

 

file0001811622607

Uwielbiam opowiadać różne historie, ponieważ czasami jest to najlepsze wyjście aby coś wytłumaczyć. Na stronie http://www.teamworkandleadership.com/ trafiłem na bardzo fajną historyjkę nawiązującą do pracy zespołowej. Pozwoliłem sobie na wolne tłumaczenie.

W pewien wietrzny dzień burmistrz pewnego miasteczka postanowił wybrać się na spacer. W pewnym momencie zauważył małego chłopca, który puszczał najpiękniejszy i największy latawiec jaki kiedykolwiek widział w swoim życiu.

Latawiec szybował tak wysoko, że burmistrz był pewien, że jest on widoczny w sąsiednim miasteczku. Zafascynowany tym pięknym widokiem, zapytał chłopca:

– „Kto jest odpowiedzialny za to, że ten latawiec tak wspaniale lata?”

– „Ja jestem” odpowiedział chłopiec trzymając z całych sił linkę latawca.

– „Zrobiłem ten latawiec własnoręcznie, pomalowałem go na piękne kolory. To ja nim latam”

– „Ja jestem” odpowiedział wiatr. „To moja bryza utrzymuje go w powietrzu, pozwala mu tak pięknie szybować. Jeżeli przestanę wiać, mogę zniszczyć ten latawiec. To ja nim latam”

Czytaj dalej

Metody estymacji – czyli jak określić ile czasu będzie trwał projekt cz. 2 – metoda delficka

form

Poza „luźnymi” metodami estymacji, jak przez podobieństwo do innych zadań, badanie danych historycznych czy konsultacja z ekspertem (omówione w Metody estymacji – czyli jak określić ile czasu będzie trwał projekt cz. 1) można posłużyć się bardziej zorganizowanymi narzędziami jak metoda delficka czy średnia ważona. Dziś postaram się przybliżyć pierwszą z nich.

Estymacja metodą delficką

Kontynuując nasz „polski urlop” metodę delficką najprościej przedstawić w następujących krokach:

  1. Zdefiniuj i opisz zadania (zerwać stare tapety, położyć gładź, pomalować ściany, cyklinowanie parkietu w salonie).
  2. Znajdź grupę niezależnych ekspertów lub zespół który będzie odpowiedzialny za realizację zadania (ponieważ będziesz na polskim urlopie, to znaczy, że planujesz wykonać całą pracę samodzielnie, czyli zdecydujesz się na ekspertów).
  3. Przygotuj i roześlij ankietę wśród ekspertów (przygotuj pytania, na które potrzebujesz znaleźć odpowiedź, np.: ile średnio czasu zajmuje jednej niedoświadczonej osobie zdjęcie jednego metra kwadratowego starej tapety, ile średnio czasu zajmuje jednej niedoświadczonej osobie pomalowanie jednego metra kwadratowego ściany, itp., itd.).
  4. Przeprowadź analizę uzyskanych odpowiedzi, czy dla każdego pytania jesteś w stanie wyłonić odpowiedź wiodącą (czyli np. pomalowanie 1 m kwadratowego według 2 ekspertów zajmuje 30 minut, według 1 eksperta 60 minut, a według 5 ekspertów 10 minut).
  5. Jeśli podczas analizy na każde pytanie uzyskałeś odpowiedź twierdzącą, przejdź do punktu ostatniego, jeśli nie, przejdź do punktu 6.
  6. Dla pytań o niejednoznacznej odpowiedzi prosimy ekspertów, którzy udzielili skrajnych odpowiedzi o dostarczenie uzasadnienia swoich estymacji.
  7. Przygotowanie i wysłanie kolejnej ankiety wraz z uzyskanymi komentarzami i powrót do punktu 4.
  8. Zebranie ostatecznych wyników.

Czytaj dalej

Ryzyko czy niepewność – dla PM’a istnieje różnica

Często w trakcie rozmów z uczestnikami naszego szkolenia „Project Management – Intensywne przygotowanie do certyfikacji IPMA” pojawia się problem w zrozumieniu różnicy pomiędzy niepewnością a ryzykiem w zarządzaniu projektami. Większość ludzi traktuje niepewność jako element ryzyka lub utożsamia je ze sobą. Co prawda oba te pojęcia mają cechy wspólne, ale również wiele je dzieli.

Zacznijmy od wyjaśnienia obu terminów:

  • Niepewność  oznacza sytuację, w której określone decyzje mogą spowodować różne skutki, w zależności od tego, który z możliwych stanów rzeczy zajdzie, przy czym nie są znane prawdopodobieństwa wystąpienia poszczególnych z nich.
  • Ryzyko dotyczy sytuacji, w której wybranie danego wariantu decyzyjnego pociąga za sobą możliwości wystąpienia różnych negatywnych i pozytywnych konsekwencji przy znanym prawdopodobieństwie wystąpienia każdej możliwości

Już na pierwszy rzut oka widać elementy wspólne takie jak możliwość wystąpienia różnych skutków. Tym co odróżnia oba te terminy od siebie to możliwość określenia prawdopodobieństwa ich wystąpienia.

Ta subtelna różnica ma wpływ na to kiedy najczęściej używamy obu terminów. Z niepewnością mamy do czynienia na etapie wyboru podejścia do planowania projektu (definicję słowa projekt omawialiśmy w ramach artykułu „Projekt a jego definicja. Czyli jak to widzi PMI, Prince2, IPMA i ISO„). Mówimy, że projekt jest obarczony dużą niepewnością gdy brakuje nam danych, nie znamy produktów, nie potrafimy określić kolejności zdarzeń, itd… Duża niepewność cechuje projekty innowacyjne i tym samym wymaga podejścia kroczącego (przyrostowego) do planowania.Fazy projektu - ryzyko a niepewność

Podczas planowania szczegółowego projektu występującego w fazie planowania (fazy projektu omówiliśmy szczegółowiej w ramach artykułu „Model fazowy – czyli jak to sobie wszystko ładnie poukładać„) pojawia się zarządzanie ryzykiem. To właśnie tutaj jest miejsce na ryzyko. Dokładne określenie prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka jak i jego konsekwencji jest kluczowe dla realizacji projektu. Dzięki przyjęciu odpowiedniej strategii działania możemy uniknąć ryzyka, zminimalizować je, nasilić jego skutki (ryzyko to szansa lub zagrożenie, wspomniane konsekwencje pozytywne i negatywne) lub je po prostu zmitygować.

Okazuje się, że istnieją różnice między tymi pojęciami, a co najważniejsze to użycie obu tych pojęć ma swoje ściśle określone uzasadnienie. Następnym razem, gdy będziesz się zastanawiać czy mowa o niepewności czy o ryzyku, sięgnij do tego artykułu.

Masz ciekawy pomysł, ale nie wiesz od czego zacząć? Skorzystaj z techniki 5Ws!

Większość ludzi, gdy wpadnie na ciekawy pomysł, aż kipi z gotowości do działania (o fazie ekscytacji pisaliśmy w artykule „Alternatywne fazy projektu – czyli pół żartem, pół serio o zarządzaniu projektami”). Niestety zapał ten bardzo szybko mija, gdy nie potrafimy zaplanować kolejnego kroku. Tutaj przychodzi nam z pomocą technika 5Ws, której to nazwa wzięła się od pięciu zaimków pytających w języku angielski: Who?, What?, When?, Where?, Why?.

Technika 5Ws

Kiedy następnym razem zdarzy Ci się wpaść na ciekawy pomysł, spróbuj użyć tego przykładu i zrób o jeden krok więcej i odpowiedz na poniższe pytania:

  • (Who?) Kto? – Kto jest odbiorcą tego pomysłu? Do kogo jest kierowany finalny produkt?
  • (What?) Co? – Co uzyska uczestnik odbiorca pomysłu? Jaką konkretnie wartość otrzyma?
  • (When?) Kiedy? – Kiedy to {Co?} się stanie? Jak dużo czasu potrzeba na to {Co?} uzyska {Kto?}?
  • (Where?) Gdzie? – Gdzie odbiorca pomysłu {Kto?} znajdzie to, co otrzyma {Co?}?  W jakiej formie dostanie wymierne rezultaty/korzyści {Co?}?
  • (Why?) Dlaczego? – Dlaczego ktoś {Kto?} uzyska coś {Co?} z tego pomysłu? Dlaczego warto zainwestować czas/pieniądze/… aby wziąć zaangażować się w ten pomysł? Dlaczego akurat taka forma {Co? Kiedy? Gdzie?} i w tym dokładnie miejscu {Gdzie?} ma przynieść wymierną wartość. {Co?}?

Czytaj dalej

Alternatywne fazy projektu – czyli pół żartem, pół serio o zarządzaniu projektami

W jednym z naszych postów omawialiśmy model fazowy – czyli jak to sobie wszystko ładnie poukładać. Tutaj, w tonie mniej poważnym przedstawiamy alternatywne nazwy dla faz projektu występujących w modelu fazowym:

Propozycja 1:

Faza 1: Ekscytacja
Faza 2: Otrzeźwienie
Faza 3: Szukanie winnych
Faza 4: Karanie niewinnych
Faza 5: Nagradzanie tych którzy nie zrobili nic

Propozycja 2:

Faza 1: Entuzjazm
Faza 2: Praca twórcza
Faza 3: Pierwsze problemy
Faza 4: Walka z wiatrakami
Faza 5: Rezygnacja i całkowite poddanie

Oczywiście zaproponowane nazwy mają charakter humorystyczny i nie zaleca się stosowanie ich w prawdziwych projektach, aczkolwiek… czy nie są aż nadto prawdziwe :).