Miesięczne archiwum: Lipiec 2014

Projekt a Zadanie – czyli jak je od siebie odróżnić

Do napisania tego postu skłoniły mnie częste błędy powtarzane przez uczestników szkoleń. Zaobserwowałem, że wiele ludzi nie odróżnia projektu od procesu czy zadania.

W jednym z poprzednich postów pisałem o różnicach jakie istnieją pomiędzy procesem, a projektem („Proces i Projekt – czyli jak to od siebie odróżnić„). W tym poście skupię się na znalezieniu różnic występujących pomiędzy terminami: „mały” projekt a zadanie.

Zacznijmy od omówienia po kolei obu tych terminów:

Zakres projektu

Przykładowy zakres projektu

Projekt:

  1. jest unikalny i często nowatorski,
  2. efektem końcowym jest wartość dodana poprzez wytworzenie nowego produktu lub usługi,
  3. zakres projektu wynika z potrzeby biznesowej i musi posiadać uzasadnienie biznesowe (po prostu musi się opłacać),
  4. prawie niemożliwym jest precyzyjne zdefiniowanie zakresu całego projektu na samym początku, często zakres projektu jest stopniowo doprecyzowany
  5. posiada złożoną strukturę organizacyjną (zarządzanie projektem odbywa się na poziomie strategicznym i taktycznym),
  6. do wykonania prac projektowych angażowane są interdyscyplinarne zasoby (np. jedna osoba może mieć kilka ról),
  7. cechuje się dużym poziomem niepewności.

 

Zadanie w przykładowym zakresie projektu

Zadanie w przykładowym zakresie projektu

Zadanie:

  1. jest unikalne lub powtarzalne,
  2. efektem końcowym zadania jest coś co stanowi produkt cząstkowy czegoś większego,
  3. zakres zadania jak i same zadanie wynikają z zakresu projektu, w ramach którego zdefiniowane są zadania,
  4. można precyzyjnie zdefiniować jaki będzie finalny produkt i jaki zakres czynności jest potrzebny do jego wykonania,
  5. posiada łatwą do opisania strukturę organizacyjną (zazwyczaj jasno jest określone, kto jest odpowiedzialny za wykonanie zadania),
  6. do wykonania zadania używane są wyselekcjonowane zasoby (np. konkretni specjaliści, konkretne półfabrykaty, itd..),
  7. cechuje się niewielkim poziomem niepewności (o niepewności pisaliśmy w poście „Ryzyko czy niepewność – dla PM’a istnieje różnica„.

Podsumowując, nawet bardzo mały projekt (np. o małym zakresie lub o małym budżecie) nie jest zadaniem. Chociaż współcześnie nadużywa się tego terminu (o definicjach słowa projekt w różnych ujęciach pisaliśmy w artykule „Projekt a jego definicja. Czyli jak to widzi PMI, Prince2, IPMA i ISO„) to nie powinniśmy zapominać o tym, że zadanie może być elementem zakresu projektu, ale samo w sobie projektem nie jest (chociaż może się zdarzyć, że pakiet prac stanowi już takowy projekt). To co wydaje się najistotniejsze, to różnice wynikające z zakresu i efektów końcowych. W przypadku zadania mówimy, że efektem jest produkt cząstkowy (czyli część czegoś większego). W przypadku projektu, oczekujemy, że rezultatem będzie usługa lub kompletny produkt. Ważnym elementem jest również struktura organizacyjna: w przypadku projektu mamy do czynienia ze złożoną strukturą (przedstawiciel dostawcy, przedstawiciel klienta, właściciel uzasadnienia biznesowego, PM, ….), a gdy mówimy o zadaniu, to zazwyczaj w formie „Kowalski się tym zajmie”.

Ważne jest, żeby w trosce o prawidłowe budowanie słownika nie nadużywać słowa projekt. Dlatego następnym razem, gdy spotkamy się z tym, że ktoś mówi np. „mam taki projekt do zrobienia – muszę sfotografować krzesło, które chcę sprzedać na aukcji internetowej” to nie bójmy się jasno powiedzieć „to jest chyba zadanie, bo projekt to coś o wiele większego”.