Miesięczne archiwum: Czerwiec 2014

Projekt a jego definicja. Czyli jak to widzi PMI, Prince2, IPMA i ISO

Zarządzanie projektami nie jedno ma imię! Dlatego też istnieje wiele różnych definicji tego czym jest projekt. Współcześnie tym określeniem opisuje się zarówno przedsięwzięcie biznesowe, organizację spotkania czy chociażby przygotowania do sesji zdjęciowej. Można by mnożyć nadużycia tego terminu, ale czy aby na pewno są to nadużycia? Spróbujmy sprawdzić czy i kiedy możemy mówić o projekcie.

Poniżej zostały przedstawione zebrane definicje terminu „Zarządzanie projektami”. W ramach poniższego opracowania spróbujemy wyodrębnić z nich cechy wspólne jak i różnice.

1. Definicja według stowarzyszenia IPMA (International Project Management Association)

Projekt (przedsięwzięcie) to unikatowy zestaw skoordynowanych działań ograniczony czasemkosztami, mający na celu uzyskanie zbioru określonych uprzednio produktów (zakres spełniający cele projektu), zachowując przy tym normy jakości i wymagania.”

2. Definicja według stowarzyszenia PMI (Project Management Institute)

Ograniczony w czasie wysiłek, podjęty w celu wytworzenia unikatowego produktu, usługi lub rezultatu„.

Czytaj dalej

Ryzyko czy niepewność – dla PM’a istnieje różnica

Często w trakcie rozmów z uczestnikami naszego szkolenia „Project Management – Intensywne przygotowanie do certyfikacji IPMA” pojawia się problem w zrozumieniu różnicy pomiędzy niepewnością a ryzykiem w zarządzaniu projektami. Większość ludzi traktuje niepewność jako element ryzyka lub utożsamia je ze sobą. Co prawda oba te pojęcia mają cechy wspólne, ale również wiele je dzieli.

Zacznijmy od wyjaśnienia obu terminów:

  • Niepewność  oznacza sytuację, w której określone decyzje mogą spowodować różne skutki, w zależności od tego, który z możliwych stanów rzeczy zajdzie, przy czym nie są znane prawdopodobieństwa wystąpienia poszczególnych z nich.
  • Ryzyko dotyczy sytuacji, w której wybranie danego wariantu decyzyjnego pociąga za sobą możliwości wystąpienia różnych negatywnych i pozytywnych konsekwencji przy znanym prawdopodobieństwie wystąpienia każdej możliwości

Już na pierwszy rzut oka widać elementy wspólne takie jak możliwość wystąpienia różnych skutków. Tym co odróżnia oba te terminy od siebie to możliwość określenia prawdopodobieństwa ich wystąpienia.

Ta subtelna różnica ma wpływ na to kiedy najczęściej używamy obu terminów. Z niepewnością mamy do czynienia na etapie wyboru podejścia do planowania projektu (definicję słowa projekt omawialiśmy w ramach artykułu „Projekt a jego definicja. Czyli jak to widzi PMI, Prince2, IPMA i ISO„). Mówimy, że projekt jest obarczony dużą niepewnością gdy brakuje nam danych, nie znamy produktów, nie potrafimy określić kolejności zdarzeń, itd… Duża niepewność cechuje projekty innowacyjne i tym samym wymaga podejścia kroczącego (przyrostowego) do planowania.Fazy projektu - ryzyko a niepewność

Podczas planowania szczegółowego projektu występującego w fazie planowania (fazy projektu omówiliśmy szczegółowiej w ramach artykułu „Model fazowy – czyli jak to sobie wszystko ładnie poukładać„) pojawia się zarządzanie ryzykiem. To właśnie tutaj jest miejsce na ryzyko. Dokładne określenie prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka jak i jego konsekwencji jest kluczowe dla realizacji projektu. Dzięki przyjęciu odpowiedniej strategii działania możemy uniknąć ryzyka, zminimalizować je, nasilić jego skutki (ryzyko to szansa lub zagrożenie, wspomniane konsekwencje pozytywne i negatywne) lub je po prostu zmitygować.

Okazuje się, że istnieją różnice między tymi pojęciami, a co najważniejsze to użycie obu tych pojęć ma swoje ściśle określone uzasadnienie. Następnym razem, gdy będziesz się zastanawiać czy mowa o niepewności czy o ryzyku, sięgnij do tego artykułu.

Masz ciekawy pomysł, ale nie wiesz od czego zacząć? Skorzystaj z techniki 5Ws!

Większość ludzi, gdy wpadnie na ciekawy pomysł, aż kipi z gotowości do działania (o fazie ekscytacji pisaliśmy w artykule „Alternatywne fazy projektu – czyli pół żartem, pół serio o zarządzaniu projektami”). Niestety zapał ten bardzo szybko mija, gdy nie potrafimy zaplanować kolejnego kroku. Tutaj przychodzi nam z pomocą technika 5Ws, której to nazwa wzięła się od pięciu zaimków pytających w języku angielski: Who?, What?, When?, Where?, Why?.

Technika 5Ws

Kiedy następnym razem zdarzy Ci się wpaść na ciekawy pomysł, spróbuj użyć tego przykładu i zrób o jeden krok więcej i odpowiedz na poniższe pytania:

  • (Who?) Kto? – Kto jest odbiorcą tego pomysłu? Do kogo jest kierowany finalny produkt?
  • (What?) Co? – Co uzyska uczestnik odbiorca pomysłu? Jaką konkretnie wartość otrzyma?
  • (When?) Kiedy? – Kiedy to {Co?} się stanie? Jak dużo czasu potrzeba na to {Co?} uzyska {Kto?}?
  • (Where?) Gdzie? – Gdzie odbiorca pomysłu {Kto?} znajdzie to, co otrzyma {Co?}?  W jakiej formie dostanie wymierne rezultaty/korzyści {Co?}?
  • (Why?) Dlaczego? – Dlaczego ktoś {Kto?} uzyska coś {Co?} z tego pomysłu? Dlaczego warto zainwestować czas/pieniądze/… aby wziąć zaangażować się w ten pomysł? Dlaczego akurat taka forma {Co? Kiedy? Gdzie?} i w tym dokładnie miejscu {Gdzie?} ma przynieść wymierną wartość. {Co?}?

Czytaj dalej